Como configurar um vendedor para uso do Mobi?

Para um vendedor poder utilizar o aplicativo Mobi, são necessários os seguintes pré-requisitos:

• O cadastro do vendedor deve existir em Cadastros / Vendedores;

• O vendedor deve estar atrelado a pelo menos 1 cliente;

Seguem passos para a criação do usuário vendedor com o mínimo necessário de configurações:

• Em Cadastros / Usuários, criar o usuário com perfil Vendedor, usando de preferência um e-mail real, para recebimento de e-mails e para poder resetar a senha no Desk em caso de perda. A(s) empresa(s) atrelada(s) ao usuário é(são) obrigatória(s). Não esqueça de marcar a chave "Ativo" no novo cadastro. 

• No ícone da "chave", é informado uma senha inicial para o usuário, a mesma pode ser alterada pelo usuário assim que logar no aplicativo.

• No ícone da "engrenagem" (configurações), é necessário informar o cadastro do profissional no campo Vendedor. 

• No campo "Operações de venda liberadas" é necessário adicionar ao menos uma operação para o vendedor poder criar pedidos de venda no Mobi.

Quantos anos o newSales guarda nos históricos?

O newSales guarda 5 anos de histórico de vendas. As movimentações mais antigas que isso são eliminadas automaticamente do sistema.

Para o Mobi, isto pode ser configurado dentro de Configurações / Mobi, campo "Quantidade de dias para histórico de vendas e contas a receber". 

Vendedor não encontra determinado item para vender.

Existem várias razões para um item não aparecer para o vendedor, abaixo segue um checklist para verificação sempre que isto acontecer:

• Item inativo ou não está presente no cadastro de produtos;

• Item inativo ou não está presente na tabela de preços;

• Tabela de preços inativa;

• Tabela de preços vencida;

• Vendedor ausente na tabela de preços;

• Categoria do cliente ausente na tabela de preços (somente caso tenha alguma categoria já adicionada);

• Estado do cliente ausente na tabela de preços (somente caso tenha algum estado já adicionado);

• Item não está no território de venda do cliente;

• Cliente está ausente na tabela de preços (somente caso tenha algum cliente já adicionado);

• Caso o cliente da venda possuir controle de venda, verificar se o item está presente na tabela de preços.

• Caso o cliente da venda possuir controle de venda por divisão, verificar se o item está presente na divisão.

• Item é de um subgrupo que não está liberado para o vendedor, dentro de Cadastros / Vendedores, aba Subgrupos (somente caso tenha algum subgrupo já adicionado).

• Item é de uma marca que não está liberada para o vendedor, dentro de Cadastros / Vendedores, aba Marcas (somente caso tenha alguma marca já adicionada).

• Item  é do tipo químico controlado e o cliente está com o registro para compra vencido ou inexistente.

• O item está dentro de um subgrupo que é negado pela condição de pagamento.

• Caso a empresa utilize a inativação de itens por equipe, verifique se o item está inativo na equipe do vendedor.

Importante:

O checklist acima toma como premissa que o item existe no newSales dentro de Cadastros / Produtos.

Cliente não encontrado para iniciar um pedido.

Caso um cliente não aparecer na busca para iniciar um novo pedido, considerando que o cadastro do mesmo exista realmente no newSales, verifique o checklist abaixo:

• Cliente está inativo no cadastro;

• Vendedor não está atrelado ao cliente. Acesse o cadastro do cliente no newSales para verificar se o vendedor está presente entre os vendedores habilitados para vender para ele;

• Cliente não está habilitado a comprar na empresa em que o vendedor está vendendo. Neste caso verifique se existem empresas atreladas ao cliente em Cadastros / Clientes, opção Empresas. Caso existir alguma empresa, verifique se o usuário vendedor está atrelado a alguma delas em Cadastros / Usuários / Configurações - Empresas habilitadas.

Pedido não foi enviado e está com status Aguardando.

O status Aguardando no newSales significa que o pedido está esperando o ERP importar ele, isto não demora mais do que alguns minutos. Caso o pedido fique com este status por muito tempo, significa que houve algum problema na importação, ou a integração está irresponsiva. Verifique o checklist abaixo nesses casos:

• ERP irresponsivo ou offline.

• Pedido com algum campo faltando, necessário ao ERP, ou com algum formato inválido (tipo ou tamanho). Verifique se o pedido contém todos os campos que o ERP exige, preenchidos. Observe também se existe alguma divergência entre os campos do pedido newSales com os campos 

• Pedido com informações que não existem no ERP. Verifique se as informações do pedido existem nos cadastros do ERP, como cliente, produtos, tabela de preços, condição de pagamento, etc. 

• Erro na integração do pedido. Este caso sugere que existe alguma falha na integração entre newSales X ERP. Contate sempre o suporte nestes casos. 

Cadastro no newSales está diferente do ERP.

Se algum cadastro (cliente, produtos, etc) no newSales estiver diferente do ERP, analise o checklist abaixo para descobrir a causa:

• Cadastro excluído no ERP. O newSales não considera dados excluídos diretamente no ERP, se o dado precisa ser excluído do newSales, existe nos cadastros principais a chave Ativar/Inativar, neste caso o campo de status do registro deve estar integrado corretamente. Caso necessite excluir definitivamente o cadastro, então ele deve ser excluído manualmente via sistema Desk.

• Atualização recente: Caso tenha sido uma alteração recente feita no ERP, aguarde alguns minutos até que os cadastros sejam atualizados novamente.

• Filtros aplicados na Integração: Existem casos em que na integração os dados de entrada para o newSales precisam ser filtrados. Verifique com o suporte newSales se existe algum filtro nessa leitura de dados do ERP, que possa estar bloqueando o encaminhamento deste dado para o newSales.

• Integração atrasada dos dados. Verifique no menu Status de serviços se a entidade de dados em questão não está atrasada. Se estiver atrasado, entre em contato com o suporte newSales para verificar se a integração está executando.

Como bloquear descontos nos itens para venda?

Para bloquear qualquer tipo de desconto informado pelo vendedor, existe a chave liga/desliga chamada 'Preço fixado'. Esta opção fica dentro dos itens da tabela de preços, em Cadastros / Preços. Ao ativar esta opção, os descontos no item ficam bloqueados. 

Caso a intenção seja indicar um percentual máximo de desconto que o item pode ter, na mesma tela de edição do preço do item, existe o campo chamado 'Desconto máximo permitido (%)'.

Como bloquear um usuário para uso do Mobi?

Existem várias maneiras para fazer isso. Você pode remover o vendedor da tabela de preços para impossibilitar um pedido de venda, bloquear o dispositivo conectado, ou até mesmo desatrelar o vendedor de qualquer cliente em que ele esteja atrelado. Mas a maneira mais simples de interromper o uso do Mobi para um vendedor externo, é inativar o cadastro do usuário newSales, ou excluir o cadastro. Para isso, vá em Cadastros / Usuários, clique no usuário e escolha se quiser inativar (opção 'Ativo' desligada), ou excluir o usuário (botão 'Excluir').

Como bloquear um dispositivo e/ou habilitar um dispositivo específico para uso do Mobi?

Dentro de Cadastros / Usuários, botão 'Dispositivos utilizados', são listados os smartphones/tablets que o usuário possui instalado o app Mobi. É possível bloquear e/ou habilitar um dispositivo específico a partir disso. No botão de opções existem 2 alternativas: Habilitar ou Bloquear.

• Habilitar: habilita o uso do Mobi no dispositivo. Com esta opção, qualquer outro dispositivo do usuário que ainda não tenha sido habilitado, será bloqueado automaticamente, incluindo novos dispositivos. Caso o usuário troque de dispositivo e precise usar o novo, basta habilitar o novo com esta opção.

• Bloquear: bloqueia o uso do Mobi no dispositivo. Importante lembrar que o bloqueio acontece na tentativa de sincronização no primeiro acesso, ou na atualização normal do Mobi, no menu / atualizar. O usuário continuará acessando o Mobi de maneira offline, até que expire a quantidade máxima de utilização sem atualizar o app (esta configuração está no sistema Desk, em Configurações / Mobi - 'Quantidade máxima de dias de utilização do Mobi desatualizado').

O botão 'Resetar permissões' limpa os dispositivos que tiverem habilitado/desabilitado, voltando aos padrões. Neste caso, qualquer dispositivo presente na lista fica possibilitado de usar o Mobi.

O que são as datas mostradas no pedido de venda?

O newSales utiliza diferentes datas para informar diferentes tipos de movimentação que um pedido faz. Abaixo seguem explicações de cada uma delas:

• Data/hora de criação: Data e hora da criação do pedido, ou seja, o momento em que o pedido orçamento foi gerado ao adicionar o cliente, ainda sem itens nele. Este comportamento é o mesmo para os sistemas Desk e Mobi. No caso do E-commerce, essa informação é relativa à data e hora da criação do carrinho de compras.

• Data/hora emissão Mobi: Corresponde à data e hora em que o pedido foi enviado do app Mobi para o sistema Desk, seja por meio de atualização, envio manual ou automático.

• Data/hora envio Desk: Data e hora em que o pedido foi enviado do Desk ao ERP. Esta data é alterada sempre quando existem novas alterações no pedido, depois de enviado, sendo reenviado ao ERP posteriormente.

• Data/hora emissão: Esta informação é atualizada rotineiramente nestas condições: pedido criado e/ou atualizado, pedido validado e finalizado, pedido enviado ao ERP ou atualizado pela integração de vendas com o ERP.

• Data/hora NF: Data e hora em que houve o faturamento do pedido e/ou emissão da nota fiscal. Esta informação sempre aparecerá quando o pedido estiver com o status Faturado ou Faturado parcialmente.

O que são Termos de busca?

Os Termos de Busca são parâmetros que podem ser adicionados a qualquer produto que esteja cadastro no newSales, com a função de facilitar as buscas por produtos nos módulos de venda e consulta de preços. Permitindo que o produto seja encontrado tanto pelo seu nome, quanto por seus "Termos de Busca".  Por exemplo, um produto chamado "Bergamota", poderia ter os Termos de busca "Tangerina" e "Mandarina", permitindo que ele seja encontrado no sistema por qualquer um desses dois termos além de seu nome.

Condições de pagamento não aparecem no pedido de venda.

As condições de pagamento no newSales são inicialmente ligadas à tabela de preços. Verifique em Cadastros / Preços, acessando a tabela de preços que o vendedor pode usar, na aba Condições devem estar as condições de pagamento liberadas para utilização no pedido de venda.

Caso a sua empresa utilize somente condições específicas por produto, as condições somente serão listadas no pedido após a inserção de algum item que tenha alguma condição adicionada. Para usar condições por produto, dentro de Cadastros / Preços / Itens da tabela, acessando o item existe a aba Condições, nela devem estar adicionadas as condições de pagamento liberadas para o uso na venda do item.

Caso a sua empresa utilize somente condições específicas por cliente, as condições somente serão listadas no pedido se o cliente possuir condições atreladas ao seu cadastro. Para usar condições por cliente, dentro de Cadastros / Clientes / selecionando "mais opções" no cliente existe a opção chamada "Condições especiais", nela são adicionadas as condições permitidas, por empresa específica, para utilização no cliente no pedido de venda.

Como são criados e calculados os impostos no newSales?

O newSales não efetua nenhum tipo de cálculo de imposto, tampouco armazena bases de cálculo tributárias. O que ele faz é adicionar o percentual (que seria o percentual final no ERP) do imposto cadastrado no valor negociado do item. Ou seja, o percentual do imposto já deve vir pronto do ERP (ou cadastrado manualmente) para ser aplicado no valor do item.

Para cadastrar um imposto, é necessário ter: 

• Tipo de contribuinte do cliente: Cadastros / Contribuintes;

• Estado de tributação (UF do cliente);

• Percentual (%) do imposto. É o percentual a ser aplicado no valor do item, no caso de impostos do tipo "ST" (substituição tributária), devem ser feitos todos os cálculos necessários para ser informado neste campo o percentual final a ser aplicado ao valor do item;

• Informação se o imposto deve ser adicionado ao valor do item, ou se é um imposto que já está introduzido ao valor do item.

Dentro de Cadastros / Produtos, ao selecionar um item, existe a aba Impostos. Nesta aba são adicionados os impostos, por empresa, que foram cadastrados. 

Durante o pedido de venda, o sistema verifica a UF + tipo de contribuinte do cliente + empresa do pedido para informar os impostos do produto. Os impostos que são configurados para somar no valor do item são mostrados por padrão no sistema. Para visualizar os impostos que já estão incluídos no valor do item, o usuário precisa ativar a opção "Mostrar valor de impostos já introduzidos ao valor do item", dentro das opções do usuário, no Desk. No Mobi, dentro das opções do usuário, ligar a chave "Mostrar valor de impostos já inclusos no item". Esta opção também cria um totalizador de impostos na finalização do pedido de venda.

Como funciona a hierarquia da classificação no cadastro de produtos?

A nomenclatura das classificações no cadastro de produtos deve ser aplicado da maneira que a empresa ache necessário. Para uma melhor organização e comunicação ao profissional de vendas, sugerimos utilizar os cadastros de divisão, grupo, sub-grupo, marca, fabricante e família de uma maneira que identifique o item em meio ao mix de opções de venda. Sobretudo mantendo um nível hierárquico em divisão, grupo e subgrupo. Aqui seguem algumas informações para orientação destes cadastros:

• Divisão (nível hierárquico mais alto): A Divisão representa a separação mais ampla dentro do cadastro de produtos, agrupando grandes categorias de itens que compartilham características gerais.
  Exemplo: "Alimentos e Bebidas", "Eletrodomésticos", "Moda e Vestuário", "Automotivo".
  
  

• Grupo (subcategoria dentro da divisão): O Grupo refina a Divisão e agrupa produtos que possuem uma relação mais específica dentro daquele segmento.
  Exemplo: Se a divisão for "Alimentos e Bebidas", os grupos podem ser "Laticínios", "Bebidas", "Carnes", "Grãos e Cereais".
  
  

• Subgrupo (subcategoria dentro do grupo): O Subgrupo faz uma segmentação ainda mais detalhada dos produtos dentro do Grupo, possibilitando uma melhor organização.
  Exemplo: Dentro do grupo "Bebidas", os subgrupos podem ser "Refrigerantes", "Sucos", "Águas", "Bebidas alcoólicas".
  
  

• Marca: A Marca identifica a empresa ou identidade comercial sob a qual o produto é vendido. Pode ser a marca do fabricante ou uma marca própria.
  Exemplo: Coca-Cola, Nestlé, Nike, Samsung.

• Fabricante: O Fabricante refere-se à empresa que realmente produz o item, que pode ou não ser a mesma que detém a marca.
  Exemplo: A "Ambev" fabrica a cerveja "Brahma", enquanto a "Apple" fabrica os iPhones.
  
  

• Família/classificação: A Família ou Classificação é um agrupamento complementar que pode ser usado para classificar produtos com características comuns, independente da hierarquia de Divisão/Grupo/Subgrupo.
  Exemplo:

- "Orgânicos" (para alimentos saudáveis, independente do grupo ou subgrupo).

- "Premium" (para produtos de alta qualidade de diferentes segmentos).

- "Infantil" (para produtos voltados para crianças, mesmo que pertençam a divisões diferentes).

Como ativar o envio de pedidos para o cliente por WhatsApp

Esta configuração serve para ativar o envio de informações sobre o pedido de venda para um número WhatsApp do cliente. Antes de dar início a esta ativação, você vai precisar ter um número de WhatsApp para utilizar para se conectar na API de envio. Consulte este link para saber sobre boas práticas na utilização desta ferramenta.

Importante: a ativação do WhatsApp possui uma cobrança adicional de R$299,00 mensais, sendo que o envio de mensagens é ilimitado. 

Para ativar o envio de mensagens de pedidos de venda por WhatsApp, com uma conta perfil Administrador, vá em Configurações / Aba Integração. Na sessão de Integração com Terceiros, clique em Ativar WhatsApp.